A. Latar Belakang Tentang Koaksi Indonesia

Coaction Indonesia, atau Koaksi Indonesia dalam bahasa Indonesia, adalah organisasi nirlaba yang berperan sebagai simpul jejaring dan simpul pembelajaran untuk solusi dan aksi inovatif yang berkontribusi bagi pembangunan berkelanjutan di seluruh wilayah Nusantara. Kami fokus melakukan advokasi kebijakan, kampanye publik, dan pengembangan kolaborasi strategis dengan berbagai mitra, seperti pembuat kebijakan, sektor swasta dan industri, lembaga riset, lembaga pendidikan/universitas dan akademisi, organisasi masyarakat sipil (civil society organizations/CSOs), komunitas (community-based organizations/CBOs), dan para penggerak muda, termasuk individual. Tujuannya untuk mendorong akselerasi transisi energi yang inklusif, berkeadilan, berkelanjutan yang turut memengaruhi perubahan di sektor-sektor strategis pembangunan berkelanjutan lainnya, seperti transportasi, industri, hutan dan lahan, serta limbah.

B. Penjelasan tentang Pekerjaan

Staf Operasional dibutuhkan dengan peran sebagai penopang kebutuhan operasional kantor dalam menjalankan kegiatan sehari-hari Koaksi Indonesia. Staf Operasional bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas-tugas yang bersifat teknis dan administratif untuk memastikan operasional organisasi berjalan lancar. Kebutuhan staf operasional dalam suatu organisasi sangatlah penting untuk memastikan kelangsungan kegiatan dan pencapaian tujuan organisasi.

C. Periode Kerja

Periode kerja selama 3 (tiga) bulan dengan waktu full time work from office (40 jam per minggu) sampai dengan Desember 2024.

D. Supervisor

Staf Operasional bertanggung jawab kepada Manajer Operasional.

E. Lingkup Pekerjaan

Ruang lingkup pekerjaan dari Staf Operasional akan meliputi tugas-tugas sebagai berikut:

Tugas Kesekretariatan:

  1. Administrator telepon kantor (panggilan keluar dan masuk)
  2. Administrator sistem email kantor (email keluar dan email masuk) kesekretariatan;
  3. Administrator perpustakaan Yayasan;
  4. Mengelola dan memelihara file sekretariat (gdrive).
  5. Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manager/Direktur Eksekutif.

Tugas SDM:

  1. Bertanggung jawab dalam mengelola dan merekam data kehadiran karyawan, termasuk cuti tahunan, cuti sakit, absensi, dan izin tak terduga. Berkoordinasi dengan atasan dan staf jika terjadi perbedaan data.
  2. Memberikan bantuan teknis dan administratif untuk memastikan kelancaran proses rekrutmen.
  3. Melaksanakan pengelolaan administrasi rekrutmen secara terstruktur, meliputi penyimpanan file pengumuman lowongan dan pelacakan status setiap proses rekrutmen, guna memastikan kelancaran proses rekrutmen.
  4. Menangani administrasi yang berhubungan dengan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
  5. Bertindak sebagai koordinator untuk program onboarding staf baru.

Tugas Administrasi/Operasional:

  1. Bertanggung jawab penuh atas pelaksanaan kegiatan operasional sehari-hari Kantor Koaksi Indonesia bersama dengan staf operasional lainnya.
  2. Menangani kebutuhan jasa pengiriman (dokumen, barang,dll);
  3. Mempersiapkan voucher permintaan/pembayaran dan pertanggungjawaban keuangan:
  4. Mencatat stok dan membantu pembelian kebutuhan pantry bulanan;
  5. Mencatat stok dan membantu pembelian kebutuhan alat tulis kantor bulanan.
  6. Turut serta dalam kegiatan pengadaan Yayasan (meeting offline, merchandise, dll).
  7. Melakukan pemeliharaan dan penomoran asset Yayasan.
  8. Bertanggungjawab terhadap perletakan barang dan dokumen-dokumen Yayasan pada Gudang (warehouse).

Tugas Supporting Program:

  1. Mengelola agenda harian/mingguan/bulanan, mengatur meeting dan kalender (Google Calendar);
  2. Mempersiapkan memo dan formulir (gform) yang berkaitan dengan administrasi dan persuratan;
  3. Mempersiapkan ruang meeting online (zoom, gmeet);
  4. Printing, scan, copy dokumen program.
  5. Membantu dalam persiapan dan penyelesaian pertanggungjawaban perjalanan dinas staf yayasan.
  6. Memfasilitasi dan memproses permintaan pengadaan dari tim Program dan Operasional baik barang maupun jasa dan menjaga kepatuhan terhadap SOP pengadaan barang dan Jasa;

Tugas Umum:

  1. Memahami pekerjaan dan lingkup pekerjaannya, dan mampu melakukan secara individual dan dalam tim.
  2. Menjaga kerahasiaan organisasi dan proyek, termasuk namun tidak terbatas pada informasi dan data yang berkaitan dengan dokumen proyek, keuangan, perjanjian dan hal-hal lain yang berkaitan dengan informasi dan perjanjian donor.

F. Kualifikasi

  • Gelar Sarjana (S-1) di bidang Administrasi Bisnis, Manajemen, Administrasi Publik, Sosial, dan bidang terkait.
  • Berpengalaman kerja minimal 1-2 tahun di bidang operasional atau peran serupa di Non Government Organization atau CSOs.
  • Menguasai bahasa Indonesia dan Inggris dengan baik, baik lisan maupun tulisan.
  • Memiliki pengalaman dalam membantu menangani hal-hal yang berkaitan dengan BPJS Kesehatan dan BPJSTK dan hal-hal terkait pengelolaan SDM;
  • Memiliki kemampuan untuk memahami IT sederhana seperti software Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint), internet, email, workspace, dan cloud drive;
  • Menguasai manajemen meeting online (zoom, gmeet);
  • Pengetahuan yang komprehensif mengenai pengelolaan operasional NGO yang efektif, meliputi logistik, pengadaan, pengelolaan kantor, dan pengelolaan sampah.
  • Terlatih dalam menerapkan langkah-langkah pemecahan masalah untuk mengatasi berbagai tantangan operasional.
  • Memiliki semangat tinggi untuk terus belajar dan mengembangkan diri, serta selalu mencari cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja termasuk proaktif dalam memberikan solusi dalam tantangan operasional berkelanjutan.
  • Pengetahuan umum tentang hukum, peraturan, dan standar yang mengatur NGO.
  • Kemampuan untuk bekerja secara kolaboratif dengan tim yang beragam dan membangun hubungan yang kuat dengan mitra internal (kolega/staf) dan eksternal (vendor).
  • Memiliki keterampilan komunikasi inter-intra personal yang baik secara tertulis dan lisan untuk berinteraksi dengan anggota tim, vendor, dll.
  • Aktif dalam membangun hubungan yang inklusif dan kolaboratif dengan rekan kerja dari berbagai budaya serta mampu menyesuaikan diri dengan perubahan yang cepat dan tidak terduga dalam lingkungan kerja yang seringkali terbatas sumber dayanya.
  • Mempraktikkan standar etika, integritas, dan profesionalisme yang tinggi dalam setiap aspek pekerjaan, sejalan dengan misi dan nilai-nilai organisasi nirlaba.
  • Bersedia melakukan perjalanan dinas untuk mendukung pelaksanaan program organisasi, terutama di bidang energi dan pembangunan berkelanjutan.

G. Mekanisme Pengajuan Lamaran

  1. Kerangka Acuan Kerja diatas sebagai pedoman awal;
  2. Personal yang berminat akan diminta untuk mengirimkan:
    • Surat Lamaran (Cover Letter);
    • Daftar Riwayat Hidup (Curriculum Vitae);
  3. Dokumen tersebut dikirimkan melalui surat elektronik yang ditujukan kepada:
    Recruitment Unit Yayasan Koaksi Indonesia
    Email: secretariat@coaction.id, dengan mencantumkan subjek: Staf Operasional
    Tenggat waktu pengajuan lamaran adalah Jum’at, 13 September 2024.
  4. Koaksi Indonesia akan mengirimkan informasi untuk proses lebih lanjut (wawancara) bagi kandidat terpilih;
  5. Koaksi Indonesia mencari kandidat yang memiliki semangat tinggi, dedikasi, dan keahlian yang relevan, tanpa memandang gender, agama, ras, atau disabilitas.