Kerangka Acuan                                         

Manajer Operasional

 

A. Latar Belakang Tentang Koaksi Indonesia

Coaction Indonesia, atau Koaksi Indonesia dalam bahasa Indonesia, adalah organisasi nirlaba yang berperan sebagai simpul jejaring dan simpul pembelajaran untuk solusi dan aksi inovatif yang berkontribusi bagi pembangunan berkelanjutan di seluruh wilayah Nusantara. Kami melakukan kerja yang berfokus pada advokasi kebijakan, penyadartahuan atau kampanye publik, dan pengembangan kolaborasi strategis dengan berbagai mitra, seperti pembuat kebijakan, sektor swasta, lembaga riset/kampus dan akademisi, organisasi masyarakat sipil (civil society organizations/CSOs), komunitas (community-based organizations/CBOs), dan penggerak muda lainnya, termasuk individual. Tujuannya untuk mendorong transisi berkeadilan dan akselerasi pengembangan energi terbarukan (ET) yang menjadi pendorong sektor-sektor strategis pembangunan berkelanjutan lainnya, yaitu hutan dan lahan, transportasi, limbah, dan industri.

Visi Koaksi Indonesia adalah menjadi lembaga terdepan yang mendorong energi bersih dan berkelanjutan melalui aksi yang menjamin masa depan hijau untuk kesejahteraan bersama. Untuk mewujudkan visi itu, Koaksi Indonesia menjalankan misi sebagai berikut:

  1. Mendorong perubahan kebijakan yang mendukung energi terbarukan yang berkeadilan, inklusif, dan berkelanjutan.
  2. Menyadarkan masyarakat terutama orang muda untuk menyuarakan dan menggunakan energi terbarukan melalui kampanye langsung, media sosial, dan media massa.
  3. Mendorong kerja sama pemangku kepentingan, sektor swasta, dan lembaga pembiayaan untuk membangun industri dan ekosistem energi terbarukan.
  4. Menguatkan dan meningkatkan kapasitas aktor nonpemerintah untuk mendukung dan memelopori pengembangan energi terbarukan baik di tingkat pusat maupun daerah.
  5. Mengembangkan kapasitas Koaksi Indonesia sebagai garda terdepan simpul jejaring dan pembelajaran energi terbarukan di Indonesia.

Untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misinya, Koaksi Indonesia menjalankan peran-peran strategis yang meliputi:

  1. Menjadi mitra pemerintah melalui rekomendasi kebijakan berdasarkan bukti.
  2. Meningkatkan eksistensi digital orang muda pada pilihan Green Jobs di Indonesia.
  3. Menjadi lembaga riset terdepan yang dipercaya multipihak.
  4. Membangun simpul jejaring dan pembelajaran untuk mendukung ekosistem energi bersih.

 

B. Penjelasan tentang Pekerjaan

Manajer Operasional melakukan kerja-kerja pada bidang operasional yang mendukung kegiatan dan kemajuan Yayasan, serta mendukung sebagian tugas terkait bidang sumber daya manusia – saat ini Manajer Sumber Daya Manusia masih kosong.

 

C. Periode Kerja

Periode kerja selama 1 (satu) tahun

 

D. Supervisor

Manajer Operasional bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif – saat ini Direktur Operasional dan Keuangan masih kosong.

 

E. Lingkup Pekerjaan

  1. Bertanggung jawab dalam membantu kegiatan operasional kantor sehari-hari antara lain;
    1. mengelola perlengkapan kantor dan pemeliharaan peralatan kantor;
    2. memelihara kelengkapan fisik dan operasional kantor;
    3. memantau kebutuhan logistik kantor (pantry, ATK, alat pendukung);
    4. memantau perpustakaan Yayasan;
    5. memantau dan melakukan inventarisasi aset Yayasan;
    6. memastikan semua peralatan kantor, internet dan listrik berfungsi dengan baik.
  2. Melakukan tugas-tugas administrasi, seperti;
    1. korespondensi umum dan memo;
    2. menangani kebutuhan dan urusan dengan vendor;
    3. mengembangkan kontrak/perjanjian dengan vendor, perjanjian sewa, proyek dll;
    4. Membantu menyelenggarakan konferensi, rapat staf, acara, dan kegiatan karyawan;
    5. mengatur kebutuhan perjalanan dinas.
  3. Membantu pengurusan dokumen-dokumen legal/izin-izin yang berkaitan dengan Yayasan.
  4. Membantu Direktur Eksekutif dalam Pengendalian Anggaran berkoordinasi dengan Manajer Keuangan.
  5. Mengkoordinasikan proses pengadaan dan mengelola/memperbarui daftar inventaris.
  6. Memastikan kecukupan dan pengelolaan sumber daya manusia untuk yayasan, antara lain;
    1. mengembangkan kontrak staf, perpanjangan dan perubahan;
    2. menyusun Evaluasi Kinerja;
    3. mengumpulkan timesheet dan review termasuk catatan cuti staf;
    4. membantu Direktur Operasional dan Keuangan dalam perekrutan staf;
    5. membantu orientasi karyawan baru.
  7. Bersama Direktur dan Manajer lain (Senior Management Team), berpartisipasi dalam menyusun SOP, Kebijakan Yayasan dan Rencana Strategis Yayasan.
  8. Membangun presentasi, koordinasi dan dapat menyampaikannya dengan baik, secara internal maupun external (pihak-pihak lain) yang terkait dengan kegiatan Yayasan.
  9. Memahami pekerjaan dan lingkup pekerjaannya, dan mampu melakukan secara individual dan dalam tim.
  10. Menjaga kerahasiaan organisasi dan proyek, termasuk namun tidak terbatas pada informasi dan data yang berkaitan dengan dokumen proyek, keuangan, perjanjian dan hal-hal lain yang berkaitan dengan informasi dan perjanjian donor.
  11. Kualifikasi
    • Pendidikan minimal Sarjana (S-1);
    • Memiliki kemampuan bahasa Indonesia dan Inggris yang baik, lisan maupun tulisan;
    • Berpengalaman kerja minimal 5 (lima) tahun, diutamakan pernah bekerja di organisasi masyarakat sipil;
    • Memiliki kemampuan manajerial yang baik, minimal pernah mengelola tim dalam jangka waktu sedikitnya 5 (lima) tahun;
    • Menguasai perangkat lunak yang mendukung pekerjaan, termasuk dan tidak terbatas pada Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint);
    • Menguasai penggunaan internet dengan sangat baik, termasuk dan tidak terbatas pada email dan cloud drive;
    • Bersedia melakukan perjalanan dinas ke wilayah-wilayah yang menjadi lokasi kerja organisasi, bila dibutuhkan.

 

F. Mekanisme Pengajuan Lamaran

  1. Dokumen Kerangka Acuan Kerja ini sebagai pedoman awal;
  2. Personal yang berminat akan diminta untuk mengirimkan:
    • Surat Lamaran;
    • Curriculum Vitae.
  3. Dokumen tersebut dikirimkan melalui surat elektronik yang ditujukan kepada:
    Recruitment Unit Yayasan Koaksi Indonesia
    Email: secretariat@coaction.id, dengan mencantumkan subjek: Manajer Operasional
    Tenggat waktu pengajuan lamaran adalah Sabtu, 20 April 2024.
  4. Koaksi Indonesia akan mengirimkan informasi untuk proses lebih lanjut (wawancara) bagi kandidat terpilih;
  5. Koaksi Indonesia membuka luas ruang bagi perempuan untuk melamar pekerjaan ini.

Disiapkan: April 2024